Analiza potrzeb szkoleniowych

„Z perspektywy czasu edukacja ma większą wartość niż pieniądze” – tak zwykł mawiać genialny inwestor, biznesmen i przedsiębiorca Robert Kiyosaki. Już w latach 70-tych dostrzegał on wielki potencjał, jaki niosą za sobą szkolenia; twierdził, iż zdobywanie wiedzy powinno odbywać się w sposób przemyślany, cykliczny i zrównoważony. Przekłada się to na działanie korporacji, organizacji i jednostek budżetowych, gdzie kluczem do optymalnego działania, obniżenia kosztów i usprawniania wykonywania zadań jest edukowanie pracowników. Zanim jednak zaczniemy wertować katalog ofert trenerów, mentorów i coachów, warto dokonać analizy potrzeb szkoleniowych wewnątrz przedsiębiorstwa i sprawdzić, w których obszarach naszej firmy niezbędne okaże się dodatkowe edukowanie.

Dlaczego warto analizować potrzeby szkoleniowe?

Każdego dnia powstają nowe działalności gospodarcze, a wiele z nich może stanowić potencjalną konkurencję dla danego przedsiębiorstwa na rynku. Wysokie nasycenie konsumentów, rozmaite alternatywy oraz postęp technologiczny wymusza na właścicielach firm rozwój w taki sposób, aby być o trzy kroki przed konkurentami. Nie wystarczy jednak analiza firm współdziałających w naszej gałęzi biznesu oraz podążanie za nowinkami technicznymi – należy również zadbać o czynnik ludzki, który niejednokrotnie może stanowić o sukcesie przedsiębiorstwa.

Doskonalenie umiejętności oraz zdobywanie nowych kwalifikacji wśród kadry zarządzającej oraz specjalistów sprawia, że organizacje są w stanie nie tylko ugruntować pozycję w przestrzeni biznesowej, ale również zyskiwać na znaczeniu i wartości w danym sektorze. Jednakże każdy plan rozwoju oraz edukacji powinien być poprzedzony gruntownymi i wcześniej zaplanowanymi działaniami, które skutecznie można rozeznać i ustalić przy pomocy analizy potrzeb szkoleniowych.

Metody badania potrzeb szkoleniowych?

Analiza potrzeb szkoleniowych przedsiębiorstwa opiera się na badaniach empirycznych wspomaganych przez analizę statystyczną. Ogólnym celem badania zapotrzebowania szkoleniowego jest zdobycie informacji umożliwiających dopasowania odpowiednich kursów i treningów biznesowych w taki sposób, by jak najpełniej wpisać się w zapotrzebowanie przedsiębiorstwa. Dodatkowym celem jest również odkrycie potencjału, który zawarty jest w poszczególnych jednostkach oraz nakierowanie ich na ścieżkę samorozwoju i doskonalenia zawodowego.

Dobrze przeprowadzona analiza potrzeb szkoleniowych będzie w stanie również odpowiedzieć na pytania w jakiej formie powinny być prowadzone zajęcia, z jakim stopniem intensywności i jakie materiały learningowe należy przygotować dla szkolonej grupy. Badanie potrzeb szkoleniowych możemy wykonywać w rozmaity sposób, poniżej przedstawiamy najpopularniejsze metody pozyskiwania informacji na temat zapotrzebowania danej jednostki.

Obserwacje stanowiskowe i desk research managerów.

Ten typ badania bardzo często jest wykorzystywany jako punkt wyjścia do dalszych badań. Trener przebywa przez kilka dni z pracownikami w ich naturalnych warunkach pracy, zwracając uwagę na efektywność oraz sposób wykonywanych czynności. Jednocześnie prowadzone są konsultacje z kierownikami, przełożonymi i managerami, którzy przecież najlepiej znają swoich podopiecznych. Bardzo często są oni w stanie przekazać informacje, których „na pierwszy rzut oka” trener nie jest w stanie samodzielnie odnotować.

Indywidualne rozmowy i wywiady fokusowe z pracownikami.

Przeprowadzenie rozmowy w warunkach poufnych bardzo często daje obfity feedback, na podstawie którego trener ma możliwość przygotować warsztaty idealnie dopasowane do potrzeb uczestników. Realne zapotrzebowanie można również wybadać na podstawie tzw. wywiadów fokusowych, czyli zogniskowanych grup liczących od 4 do 8 uczestników. Przy takich konsultacjach trener jest w stanie zlokalizować aspekty, w których kluczowe będzie zniwelowanie deficytu umiejętności i wiedzy.

Analiza statystyk i ankiet pracowniczych.

Chociaż ankiety pracownicze często są traktowane jako formalność lub nawet element zbędny, nie można lekceważyć roli i informacji, których nam dostarczają. Weryfikacja ankiet w zestawieniu z planami pracowniczymi (czyli określonymi celami oraz opisem w jakim stopniu udało się je wypełnić) wskaże newralgiczne punkty, które potrzebują większej uwagi. Podobnie sytuacja wygląda ze statystykami: niepotrzebna będzie praca z działem HR, który wywiązuje się z zadań perfekcyjnie, ale konieczna będzie interwencja w dziale sprzedaży, w którym efektywność wyraźnie odbiega od założeń.

Badanie satysfakcji konsumenckiej oraz mystery shopping.

Poza informacją wewnętrzną, należy brać pod uwagę źródła z zewnątrz przedsiębiorstwa lub samemu wcielić się w rolę tajemniczego klienta. Trenerzy przychodzą do urzędu w charakterze petenta lub przedstawiają się jako potencjalni klienci zainteresowani badaną firmą. Weryfikuje się wtedy teorię przekazywaną na szkoleniach z praktyką, którą zaimplementowali pracownicy. Najważniejszą zaletą tej metody jest możliwość skontrolowania autentycznej jakości i standardów w warunkach biznesowych, gdyż pracownicy nie wiedzą, że są właśnie poddawani badaniu.